Sai quali sono i vantaggi operativi nell’organizzare periodicamente delle riunioni tra i collaboratori aziendali?
Detto in altre parole: a cosa servono le riunioni?
A questa domanda, in qualunque settore ci troviamo ad operare, credo che la tentazione di propendere per la loro totale inutilità sia molto forte..
Questo avviene di solito perché abbiamo avuto brutte esperienze:
- riunioni lunghissime
- colleghi che escono dall’argomento e alla fine se ne esce con poche idee e soprattutto più confuse rispetto a quando si è entrati
Invece le riunioni rappresentano un momento fondamentale della vita aziendale perché sono un momento di confronto:
- offrono la possibilità di conoscere meglio i collaboratori
- generano informazioni utilissime nelle scelte imprenditoriali
- danno la possibilità di correggere comportamenti errarti nati da errata comprensione delle istruzioni (su quest’ultimo punto si potrebbe scrivere per parecchie pagine circa l’errore piuttosto comune di dare istruzioni poco chiare o contraddittorie)
Sì, ok, va bene
ma come si struttura una riunione efficace?
Ora ti spiego.
Mettiti comodo e continua la lettura
1. Definisci il motivo e l’argomento della riunione
Sì. Mi rendo conto che sembri una frase ovvia, ma non sempre è cosi.
Quante volte ti è capitato di indire o di partecipare a delle riunioni solo per “sentire come va”?
Ma questo genera confusione!
RICORDA SEMPRE
La tua azienda deve seguire le stesse regole di comportamento di una multinazionale: nelle riunioni NON esiste la democrazia!
In azienda esiste una scala gerarchica e il vostro compito di imprenditore e/o manager è di:
- raccogliere le informazioni per voi utili alla luce delle scelte che dovrete assumere
- dare indicazioni chiare ai collaboratori
- indicare la strada che sta percorrendo la vostra azienda in modo che tutti i soggetti coinvolti siano allineati alla vostra strategia
2. Dove tenere una riunione?
La risposta è banale…
seduti attorno ad un tavolo!
In realtà questa risposta non è cosi banale perché questo sottintende che è necessario dare il giusto peso agli argomenti della riunione.
Un semplice scambio di informazioni veloci come ad esempio lo stato di salute della tal vacca può essere affrontato anche in piedi sulla corsia di foraggiamento.
Ma se voglio affrontare argomenti che riguardano la pianificazione strategica aziendale o i programmi per i prossimi mesi in azienda devo dedicare il giusto tempo e la scelta di uno spazio dedicato alle riunioni risulta la migliore.
Da qui l’importanza dell’ufficio in stalla e delle sue caratteristiche che consentano di ospitare l’intero team aziendale e collaboratori esterni in totale comfort.
3. Con che cadenza indire riunioni?
In linea di massima è necessario pianificare almeno una riunione strategica annuale nella quale fare il punto sui risultati ottenuti nel periodo precedente e per valutare l’implementazione dei piani per i periodi futuri.
Le riunioni con i collaboratori interni dovrebbero essere tenute almeno una volta la settimana.
E almeno una volta al mese riunire anche tutti i collaboratori esterni (veterinari, podologi, ginecologi, alimentaristi ed eventuali consulenti spot come il progettista delle strutture se abbiamo deciso di costruire una nuova stalla), per allineare gli obiettivi e verificare che l’obiettivo sia ben definito per tutti.
Se vuoi saperne di più sulla differenza tra consulente e tecnico, ti invito a leggere questo articolo.
4. Aspetti pratici dell’organizzazione e gestione della riunione
Dal punto di vista pratico cosa devo fare per ottenere il massimo risultato da una riunione?
Mi permetto di suggerirti alcune cose…
- Innanzitutto il tempo di tutti è prezioso ed ha un valore quindi quando convocate un riunione datene comunicazione per tempo e indicate ora di inizio e di termine, e rispettatele! Non avere idea della durata crea ansia nei collaboratori e fa passare l’idea di confusione
- Date un’indicazione degli argomenti che verranno trattati in modo che i vari interlocutori arrivino preparati e non si perda tempo
- Se siete più di due persone evitate che la riunione diventi un duetto solo con un interlocutore o un vostro monologo visto che la riunione è per l’imprenditore un momento fondamentale per raccogliere informazioni
- Se dovete illustrare voi un progetto, non fatevi interrompere da chi vuole intervenire, ma rimandate le domande alla fine perché è fondamentale che il vostro messaggio passi in modo chiaro
- Redigete un report della riunione in modo che ne rimanga traccia e condividetelo con i partecipanti. In questo modo eventuali fraintendimenti sul messaggio verranno subito alla luce e potrete chiarire subito il vostro reale pensiero
Questi suggerimenti sono un’indicazione di base poiché a seconda dell’argomento e del motivo alla base della riunione potrebbero esserci necessità e modalità organizzative diverse.
Sicuramente però una riunione non può essere improvvisata all’ultimo momento perché sarebbe troppo alto il rischio di passare messaggi sbagliati e creare quindi un danno nell’organizzazione.
5. Al termine della riunione sii sicuro che tutti abbiano compreso:
- Prossimi step
- Azioni da fare
- Chi fa cosa
- Entro quando
CONSIGLI
Celebra sempre i risultati!
Analizza in maniera serena cosa non ha funzionato, capisci e fai capire come migliorarsi.
Quando si hanno risultati positivi condividili e premia il gruppo!
Se non ti senti pronto, preparato, o semplicemente hai bisogno di un supporto o qualcuno che ti indichi come iniziare, ti consiglio di avvalerti di un consulente (sempre meglio INDIPENDENTE) che possa realmente aiutarti, se necessario a fissare un obiettivo e poi a raggiungerlo efficacemente.
ORA STA A TE!
Decidi se continuare ad accontentarti della situazione attuale o se strutturare una strategia di gestione economica efficace per aumentare il tuo reddito.
Questo è un post introduttivo, se vuoi approfondire ulteriormente e accelerare la tua preparazione su cosa devi considerare per gestire più efficacemente la tua azienda e fare investimenti migliori ti invito a visitare la pagina di presentazione del nostro corso dedicato.
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