Sai come gestire le attività efficacemente in base all’importanza e all’urgenza?

I compiti e le attività non sono tutte uguali.

Ti è mai capitato di trovarti a lavorare freneticamente e fermarti a chiederti qual è lo scopo di tutto ciò?

Se non ti è capitato, è perché sei molto bravo a organizzare il tuo lavoro e allora quello che c’è scritto nel post non ti servirà a granché…

Oppure ti è capitato ma non sei riuscito a darti una risposta!

Allora il contenuto del post potrebbe interessarti!

Probabilmente perché quando hai intrapreso quell’azione non ti era ben chiaro l’obiettivo che ti ha portato ad eseguire proprio quel compito.

Ancor più probabilmente sarà successo che si è verificata un’urgenza per cui hai dovuto correre ai ripari e compiere quell’azione in urgenza.

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

– Eisenhower –

Per essere efficace nel tuo lavoro devi avere un metodo che “categorizza” le tue attività.

Ad esempio, in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti. Un buon esempio può essere la classificazione di tutte le tue attività in ordine di importanza.

Quindi ogni azione frenetica che sei portato a fare da un’urgenza rende poco valutabile la reale importanza di un compito rispetto all’obiettivo.

Fai un elenco delle azioni che ti sei trovato ad affrontare e poi con lucidità valuta quali e quante di queste erano VERAMENTE utili al conseguimento dell’obiettivo che ti eri posto.

È inoltre possibile in questo metodo assegnare a ciascuna categoria un criterio di priorità. 

Per centrare efficacemente questo tipo di classificazioni, è utile ricordare la Legge di Pareto ed il suo principio, spesso definito come regola 80/20.

E’ una regola di cui tener sempre conto perché ci ricorda che, probabilmente, anche nella tuo lavoro quotidiano, è probabile che, il 20% delle attività produca l’80% dei risultati prioritari del tuo business, e contestualmente l’80% delle tue attività porti a solo il 20% dei risultati.

La tua gestione del tempo, per essere veramente efficace, deve focalizzarsi sul dare priorità assoluta a quel 20% di attività che generano il maggior rendimento per il tuo business!

Sei d’accordo?

Come puoi rendere tutto più semplice e produttivo?

Semplice: con la programmazione!

Infatti grazie alla pianificazione strategica, tutto può essere gestito senza stress e le urgenze diventano azioni pianificate sotto forma di prevenzione, ma soprattutto diventano prevedibili, gestibili e sotto il tuo controllo.

Se non ti senti pronto, preparato, o semplicemente hai bisogno di un supporto o qualcuno che ti indichi come iniziare, ti consiglio di avvalerti di un consulente (consiglio sempre che sia INDIPENDENTE) che possa realmente aiutarti a fissare un obiettivo e poi a raggiungerlo efficacemente.

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Questo è un post introduttivo, se vuoi approfondire ulteriormente e accelerare la tua preparazione su cosa devi considerare per creare valore per il tuo cliente e trasmettere il tuo valore differenziante ti invito a visitare la pagina di presentazione del nostro corso dedicato e scaricare gratuitamente il nostro ebook. 

Leggi anche gli altri post su questo argomento:

• L’arte della delega
• Come definire un obiettivo
• Efficiente o efficace?
• Le riunioni: strumento strategico per il successo della tua attività
• Come utilizzi oggi il tuo tempo?

Scopo delle riunioni: condividere informazioni nel gruppo

Le aziende che hanno migliori risultati dall’organizzazione sono quelle (familiari) dove pranzano tutti assieme.

Perché?

Perché si parla e si condividono i punti di vista!

È quindi importante creare momenti di condivisione delle informazioni..

Come?

Creando un ambiente per poterlo fare, una sala/ufficio/area confortevole dove mettere un tavolo per pranzare tutti assieme o per poter prevedere momenti di riunione, prendere un caffè insieme e pianificare riunioni.

Potrebbe interessarti anche questo articolo in cui parliamo approfonditamente dell’importanza degli strumenti comunicativi e come usarli a tuo vantaggio.

Investi tempo a organizzare riunioni

Pianifica periodicamente riunioni con il tuo staff, sia con i dipendenti diretti che con i collaboratori esterni (veterinari, tecnici, alimentaristi, ecc.).

Non dimenticarti di creare occasioni periodiche per riunire diversi professionisti (il veterinario aziendale, il podologo, l’alimentarista, il consulente per i nuovi progetti ecc) per poter condividere notizie di prima mano con tutti e per essere tutti allineati sugli obiettivi e gli strumenti da utilizzare per raggiungerli.

Segreti per riunioni efficaci

Per condurre riunioni efficaci (cioè uscire dalla riunione con dei risultati) è necessario conoscere alcune regole per evitare che le riunioni possano diventare inutili e caotiche ed è fondamentale definire bene:

• Obiettivo: Gli step successivi alla riunione, cioè darsi un obiettivo fissato nel tempo
• Cosa fare: Le azioni da compiere, cioè il cosa è necessario fare per raggiungere l’obiettivo
• Chi fa cosa: definire I responsabili dei compiti da portare a termine
• Termine: e soprattutto il termine per la consegna

Ricordati sempre di celebrare i risultati e i successi! E’ molto più importante che cercare un colpevole per gli insuccessi e al contempo anche analizzare in maniera serena cosa non ha funzionato e capire come migliorarsi!

Il segreto del lavoro efficace è definire prima con quale tipo di risultato si vuole uscire dalle riunioni!

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Leggi anche gli altri post su questo argomento:

• L’arte della delega
• Come definire un obiettivo
• Efficiente o efficace?
• Come valutare le attività in base all’importanza e all’urgenza
• Come utilizzi oggi il tuo tempo?

Ti sei mai chiesto cosa e come porti a termine i tuoi compiti?

Ma soprattutto quanto sei efficace nel raggiungere i tuoi obiettivi?

Oserei dire uno tra i più importanti nella vita lavorativa di un professionista. 

È un percorso non semplice, a tratti doloroso, perché necessita di scavare dentro le proprie convinzioni radicate.

Ma i risultati che otterrai ti ripagheranno di ogni sforzo!

Sei pronto ad iniziare? 

Bene

Allora mettiti comodo e cominciamo

Galileo disse “E’ migliorabile solo ciò che è misurabile”  quindi per migliorare è necessario quindi poter misurare!

Quindi il primo passo è quello di prendere coscienza di ciò che oggi fai, di come lo fai in modo da poter comprendere quanto e come possono essere i margini di miglioramento.

Devi quindi poter valutare il tuo lavoro di oggi quantificando le tue azioni attraverso il tempo impiegato, ma soprattutto quante delle azioni necessarie a raggiungere un obiettivo siano delegabili o debbano per forza di cose essere svolte SOLO E SOLTANTO da te!

Potrebbe quindi interessarti anche questo articolo in cui parliamo approfonditamente di come delegare efficacemente i compiti per un raggiungimento più efficace degli obiettivi.

Rifletti profondamente sui compiti che già deleghi o vorresti delegare, elencali e pensa anche e soprattutto chi sono le persone a cui potresti delegare tali compiti.

Lo so, non è un lavoro immediato, implica progettualità ma credimi, una volta che sarai entrato nell’ottica di delegare in modo sistematico, raccoglierai i frutti con ritmi di lavoro molto più rilassati, più tempo per te e per ciò che ti piace realmente fare.

Potrebbe quindi interessarti anche questo articolo in cui parlo approfonditamente di come essere più incisivo nel tuo lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi.

Progettare una delega è importante, ma anche il come lo comunichi non lo è da meno!

L’importanza della comunicazione all’interno del gruppo di lavoro e le occasioni (riunioni) in cui creare spazi e capacità relazionali per coinvolgere il gruppo condividendo gli obiettivi sono l’elemento di forza di un’azienda e gruppi di lavoro di successo.

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Leggi anche gli altri post su questo argomento:

• L’arte della delega
• Come definire un obiettivo
• Efficiente o efficace?
• Come valutare le attività in base all’importanza e all’urgenza
• Le riunioni: strumento strategico per il successo della tua attività

Ti sei mai chiesto

Cosa sto facendo?

Come lo sto facendo?

Per raggiungere quale obiettivo?

Da qui derivano quindi una serie di domande che dovresti farti prima di iniziare un progetto o semplicemente a gestire la tua attività in maniera efficace.

Hai chiaro il tuo obiettivo?

Sai come definire e costruirti un obiettivo che sia perseguibile e conseguibile?

Il primo passo verso la libertà gestionale del tuo tempo passa attraverso alcune fasi che ti anticipo, non saranno, semplici e a tratti neanche indolore.

“La difficoltà non sta nel credere alle nuove idee ma nel rifuggire dalle vecchie”

– J. M. Keynes –

Proprio perché non è difficile valutare ed avvicinarsi a nuove teorie o tecniche, ma è difficile staccarsi da ciò che siamo abituati a fare.

Hai mai sentito dire la famosa frase: “Abbiamo sempre fatto così, e continuiamo a fare così”

Di solito io rispondo: “Se fai quello che hai sempre fatto, avrai quello che hai sempre avuto”

C’è però un piccolo problema di fondo, ciò che hai sempre avuto oggi ti basta ancora?

E allora?

Dobbiamo esplorare nuove vie…

in altre parole fare qualcosa di nuovo o comunque di diverso rispetto a quello che siamo abituati a considerare.

Ci sei? 

La prima cosa che ti suggerisco è quella di iniziare a pensare alla tua attività, qualunque essa sia, in termini di lavoro per obiettivo!

Ma come si fa?

Non ti preoccupare..

adesso ti spiego cos’è e come si fa a costruirsi un obiettivo.

Mettiti comodo e prosegui la lettura

Tutto ciò perché deve consentirti di comprendere molto bene se l’obiettivo (al termine del tempo che ti sei dato) è stato raggiunto oppure no, senza rischio di fraintendimenti.

Anche se ti sei avvicinato molto, ma non l’hai raggiunto ti deve essere chiaro!

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